الغرض من السياسة

ان الجودة تفرض برنامج لللتقييم والتحفيز حتى يؤدي الموظف والمتطوع عمله بحماس وحتى يحقق اهداف المؤسسة برغبة جامحة نتيجة تولد الانتماء وحب الكيان وهذا يدفع العملية التشغيلية للمؤسسة للنجاح والتألق وهذه السياسة حددت من يستحقون المثالية وهم:
1. مكافآت المشاركات في الانشطة المختلفة (العاملون والمتطوعون).
2. العمل الاضافي(للعاملين بالمؤسسة) فقط).
3. الخدمات التعليمية(العاملون والمتطوعون).
4. الاعمال ذات الطابع الخاص.
5. الاعمال ذات الجهود غير العادية(العاملون والمتطوعون).
6. مكافآت اعضاء مجلس الأمناء.
7. مكافآت اعداد الموازنة.
8. مكافآت ادارة برامج الاستشارات وقياس رضاء العملاء.
9. مكافآت للقيام بأعمال التنسيق الالكترونى وصيانة النظام
10. اختيار العامل المثالي في كل شهر والموظف الذي يستحق جائزة المؤسسة للموظف المبدع المثالي في نهاية السنة..
فروض السياسة:
لابد من وجود نظام متكامل يضمن اداء سليما يتحقق من خلاله معايير كفأة الاداء.
1. الموضوعية في تقييم الموظف ومكافاة المتطوع بعيدا عن الاهواء.
2. تعتبر عملية اداء المرؤسيين احدى الوسائل التى تكشف عن مستوى التوافق بين الوظائف لما لها من اهمية قصوى.
3. يؤدي التقييم الى نتائج تحسن الاداء اوتعيد النظر فى سياسات المؤسسة.
4. التقييم يدعم خطط التدريب المنفذة والموجهة لمختلف المستويات التنظيمية ومدى نجاحها وإخفاقها.
5. صقل المهارات وتنمية روح العمل
6. معرفة الاحتياجات التدريبية بدقة يدعم المسيرة العملية للموظفين
7. تطبيق نظام االحوافز فى الاداء يعتبر عاملا اساسيا فى تقدم وتطور الاداء.

الأهداف الإستراتيجية للسياسة:
1. المساهمة في إعداد دليل للمؤسسة للحصول على الاعتماد مستقبلا.
2. وضع النظم والمعايير والنماذج المختلفة التي تستخدم لتقييم أنشطة المؤسسة الخيرية لصعوبات التعلم مستقبلا المختلفة، وتقييم الأداء الاداري وضمان جودة الاداء.
3. متابعة ودعم عمليات التطوير المستمرة من خلال اللجان لضمان الاستمرارية في التطوير ومواكبة المستويات المتلاحقة للجودة.
4. اكتساب ثقة المجتمع في مخرجات المؤسسة.
5. التوعية بمفاهيم وثقافة الجودة والتأكيد على حتمية تطبيق مفاهيم الجودة الشاملة في جميع الانشطة والبرامج والمشاريع.
6. إعلاء قيم التميز والقدرة التنافسية.
7. تحقيق رضا جميع العملاء.
8. تطوير النظم الداخلية وتحقيق المتطلبات والمعايير التي تحسن الاداء بشكل عام.
9. دعم المشاركة المجتمعية.
علنية نظم تقييم الاداء:
من الضرورى اعلان تقييم اداء اى عامل اوموظف حتى يعرف مستوى ادائه والمتوقع منه لدفع كفاءته ومدى ما حققه من انجاز في عمله وبيان نقاط الضعف والقوة ومن الضرورى ايضا الاشارة للاداء الجيد وتحفيز صاحبه حتى يستفيد منه الاخرون. اما الاداء الضعيف يحتاج صاحبة للتطوير معرفة نقاط الضعف حتى يمكن معالجتها.



انواع الحوافز:

1) مادية
تعزز الاداءات الجيدة وتقوى من الاداءات المتدنية ومن شانها انها تحفز العاملين وتحثهم على الابداع والإنفاق وتجويد الاعمال.

2) معنوية
المكافآت العينية تمنح للعاملين ومن درجاتها الثناء والشهادات والدروع وخلاقه الحوافز ولابد من ربط الحوافز بالأداء حتى نضمن اداء جيدا.

كيفية تقييم الاداء:
هناك مجموعتان من الطرق التى يمكن من خلالها تقييم العاملين بالمؤسسة كالاتى:
المجموعة الأولى: الانظمة التقويمية.
أ- التقارير الدورية الربع سنوية
● تم تصميم نموذج تقرير دورى يتم توزيعه على المجلس ومدراء الادارات والاقسام ويكون هذا النموذج صادر من الشئون الادارية.
● يتم تجميع التقارير وتحليلها ورفع نتائج التحليل لإدارة التطوير والجودة اولا ومن ثم يرفع لادارة الاداء لاتخاذ الاجراءات التصحيحية المطلوبة.
● يتم ادخال نتائج التقارير السابقة على مدار اربع دورات على برنامج حاسب الى ومن خلالها يتم الحصول على منحنى رسم بيانى يمثل قياس مستوى اداء العامل على مدار العام.
ب- استخدام اسلوب المقارنة الزوجية
وفى هذا النظام يطلب من المديرين أوالمشرفين مقارنة أداء الفرد مع اداء الآخرين الذين يؤدون نفس العمل حيث يرتب المدير أوالمشرف الافراد تصاعديا من الادنى فى ادائه الى الاعلى أداء أوتنازليا أويقوم بمقارنة عمل فرد مع جميع الأفراد الذين يخضعون للتقييم اذ يقيم الفرد (1) مع (2) ومن ثم مع (3) ومع (4) وهكذا لتحديد من هوالافضل وبعد ذلك يجرى ترتيب الافراد.


ج- طريقة الاحكام المطلقة
وفى هذه الطريقة يقوم المديرين بقياس مستوى أداء الأفراد اعتمادا على معايير الأداء الموضوعة لكل وظيفة لذا فانه ليست هناك مقارنة بين الأفراد بل ان المشرفين يقومون بترتيب الأفراد وفق المعايير المحدودة فى قوائم التقييم.

المجموعة الثانية: الانظمة المعتمدة على السلوكيات والسمات
♣ نظام تقييم الاداء معتمداً على السمات: يعتمد هذا النظام فى التقييم على خصائص الافراد والتى تؤثر بشكل كبير على أدائهم الوظيفي.
ومن طرق هذا النظام:
أ – طريقة الترتيب:
يقوم مديرى الادارات ورؤساء بترتيب الأفراد حسب كفاءتهم ومن خلال مقارنة كل فرد منهم بزملائه، ويفضل استخدام هذه الطريقة عندما يكون عدد الأفراد المطلوب تقويم أدائهم قليل.
ب- التقويم على اساس النتائج:
تقوم هذه الطريقة على أساس ما أحرزه الموظف من نتائج كأساس لتقويم أدائه حيث يشترك في هذه النتائج الرئيس ومرؤوسيه، وهذه الطريقة تخلق نوعا من التعاون في الأداء والمشاركة في المسئولية فتشيع روح الطمأنينة والأمان في نفوس العاملين وتجعلهم أكثر استجابة لعملية التقويم.
♣نظام قياس السلوكيات: يعتمد هذه النظام على سلوكيات الموظف مثل (الانتظام فى العمل والتعاون مع الاخرين والالتزام بمواعيد العمل ).
ومن طرق هذا النظام:
أ- طريقة قياس التدرج السلوكى:
يقوم مديرى الادارات ورؤساء بتقويم أداء موظفيه باستخدام ميزان متدرج سلوكى من “ممتاز” إلـى “غير مرضى”. وتتميز هذه الطريقـــة بالسهولة والبساطــة.
ب – طريقة مراقبة الاداء السلوكي:
فى هذه الطريقة يقوم مديرى الادارات والأقسام العلمية بملاحظة السلوكيات المتكررة للموظف على فترات متباينة ، حيث يتم قياس السلوك الفعلى.
ج – طريقة التعامل مع المواقف الحرجة:
تعتمد هذه الطريقة على السلوكيات الاساسية التى تساعد فى الاداء الفعال وتسجيل هذه المواقف بواسطة الرئيس المباشر بالسلب اوالايجاب.
رابعا: الاساليب الفعالة فى تقييم الاداء
من اجل تقييم ناجح لأداء الافراد يجب على الرؤساء اتباع اساليب فاعلة وقادرة على القياس الصحيح ومن المؤشرات التى يمكن اتباعها فى هذا التقييم الاتى:

♣ مؤشرات قياس مدى كفاءة الموظف فى اداء مهام العمل:
يتم قياس كفاءة الموظف بواسطة ما يسمى بالتقارير الدورية وتكون هذه التقارير مفيدة لكل من الرئيس المباشر وإدارة المؤسسة وإدارات الشئون الادارية والتنظيم والتدريب بالاضافه الى الموظف الذى يتم تقييمه ، وتكون النتائج المتوقعة:
●اداء الموظف الفعلى = الاداء المطلوب منه
●اداء الموظف الفعلى < الاداء المطلوب منه
●اداء الموظف الفعلى > الاداء المطلوب منه
♣ مؤشرات قياس الانضباط الوظيفى:
يستخدم هذا المؤشر فى قياس مدى انضباط الموظف من خلال نتائج المعايير الآتية:
● معدل التزامه بتعليمات الادارة.
● معدل تأخره عن العمل.
● معدل غيابه.
● معدل الاخطاء.
● آراؤه مناسبة وجذابه.
ومن خلال هذه المؤشرات يتم تكريم الموظف الذى يتسم ادائه بالايجابية ، ومعالجة القصور من الموظف الذى أداؤه اقل من المطلوب منه.
● الاستفادة من نتائج تقييم الاداء الوظيفى
● تغيير الخطة الاستراتيجية فيما يتعلق بادء المؤسسة وفق الملاحظات المتوفرة والمقنعة.
● تطوير اداء العاملين
● توزيع الحوافز التشجيعية والاستثنائية بشكل عادل
● رفع الدوافع لدى العاملين.

الحوافز التى تصرف للعاملين:

♣ مكافآت المشاركات في الانشطة المختلفة: يتم صرف مكافآت لجميع الموظفين والذين اشتركوا بالقيام (ايجابية ) في احد الانشطة الفاعلة (برنامج اومشروع)وتقدر قيمة المكافأة بناءاً على المعادلة الحسابية الاتية:
الاجر الاساسى x (عدد المشاريع التي تحت اشراف المؤسسة )% x عدد المبادرات/15 يوم , اذا كان متطوعا تصرف له مكافأة مقطوعة تقررمن المجلس وفقا لجهده وخدماته ونجاحاته.
● الاجر الاضافى: يحصل الموظفين اوالمتطوعين على قيمة الاجر الاضافى بحيث لا يقل تواجد الموظف عن 10 أيام من العمل الفعلى وتعادل العشرة الايام 1/3 الراتب الاساسي.
● الخدمات التعليمية: يحصل العاملين /المتطوعين على مكافأة مقطوعة لا تقل عن الف ريال ولا تزيد عن 5000 ريال وفقا لنموذج الاداء وما يقره مجلس الأمناءوفقا لمعايير الاداء الموضحة بالنماذج
1. النموذج الاول)تقييم المهارات والصفات PR001).
2. النموذج الثاني)فعالية الاداء PR002). وهي متوفرة لدى سكرتاريا المؤسسة.
● مكافآت الوحدات ذات الطابع الخاص:
تصرف مكافآت كل اربعة أشهر تقدر حسب ساعات العمل للموظفين والعمال القائمين بالأعمال ذات الطابع الخاص فى غير أوقات العمل الرسمية الى جانب عملهم الاصلى .
● مكافآت عن أعمال ذات جهود غير عادية من قبل الموظف اوالمتطوع:
يتم صرف مكافأة للعاملين بالمؤسسة نظير القيام بأعمال اضافية ذات جهود غير عادية وذلك حسب طلب مدير الادارة وموافقة الرئيس التنفيذي وتقر المكافاة من قبل المجلس.
● مكافآت اعظاء مجلس الأمناء نتيجة الابحاث اوالدراسات التي تقدم لتطوير اعمال المؤسسة.
يحصل عضوالمجلس على مكافاة مقطوعة يقرها المجلس بالتصويت تتراوح بين الحد الادنى 5000 ريال والحد الاعلى 40000 ريال حسب الدراسة واهميتها ومساهمتها في تطوير اعمال المؤسسة.
● مكافآت إعداد الموازنة.
يتم صرف مكافأة للعاملين بالحسابات عند القيام بأعداد الميزانية وتتراوح قيمتها ما بين 1000 ريال و3000 ريال حسب تقرير مدير الشئون المالية وموافقة المجلس من خلال التصويت على المكافاة.
● مكافآت ادارة برنامج الاستشارات ووقياس رضاء العملاء.
يحصل الموظفون الذين يعملون في خدمة العملاء على مكافاءة مقطوعة (الحد الادنى 1000 ريال والحد المتوسط 2500 والحد الاعلى 5000 )وهذه المكافاة تربط بنسبة رضاء العملاء (مشروع قياس الرضاء)ويحدد الحد المطلوب اقرارة وفقا لتقرير صادر من نائب الرئيس لشئون المناطق والرئيس التنفيذي ومعتمد من رئيس المجلس.
● مكافآت للقيام بأعمال التنسيق الالكترونى وصيانة النظام.
يحصل العاملون المكلفون بإعداد التنسيق الالكترونى ومتابعة صيانة النظام (عدم تعطل النظام اواعادة النظام للخدمة باسرع وقت وبذل جهود واضحة في تحسين عمليات النظام) يحصل على مكافأة لا تزيد عن نصف شهرمن الراتب الاساسى وذلك بموافقة نائب الرئيس للشئون المالية والادارية والفنية والرئيس التنفيذي ورئيس المجلس من خلال تقرير يعد لذلك ويرفع للمجلس للحصول على الموافقة النهائية..
♣ معايير وآليات اختيار الموظف المثالى
تهدف عملية اختيار الموظف المثالى الى تشجيع الموظفين بالمؤسسة على تطوير ادائهم بما يحقق التطوير المستمر لزيادة كفاءة وفاعلية المؤسسة.
معايير اختيار الموظف المثالى:
المواصفات التى يجب ان يتمتع بها الموظف المثالى:
أ*- الاداء الوظيفى
♦لديه القدرة على اتخاذ القرار المناسب.
♦ لديه المهارة في المتابعة والتوجيه.
♦ يتمتع بالمهارة في التنسيق وتوزيع العمل.
♦ لديه القدرة على التخطيط.
♦ لديه القدرة على تقييم وتطوير الأداء.
♦ يحافظ على أوقات العمل.
♦ المعرفة بنظم العمل وإجراءاته.
♦ المعرفة بأهداف ومهام الوظيفة.
♦ القدرة على التغلب على صعوبات العمل.
♦ يمكنه تحمل مسئوليات أعلى.
♦ يتابع ما يستجد من اعمال.
♦ المشاركة الفعالة فى الاجتماعات.
♦ لديه المهارة فى اعداد التقارير.
♦ يساهم فى تقديم الافكار والمقترحات.

ب – الصفات الشخصية
♦لديه القدرة على الحوار وعرض الرأي
♦تقدير المسئولية
♦ حسن التصرف
♦ يتقبل التوجيهات من رؤساؤه ولديه الاستعداد لتنفيذها
♦ الاهتمام بالمظهر
ج - العلاقات مع الاخرين
♦ يمتلك علاقات طيبة مع زملائه بالعمل ورؤسائه
♦ يتعاون مع زملائه لانجاز العمل بطريقة صحيحة
♦ يشارك فى الانشطة والمناسبات الاجتماعية.
♦ يجيد العمل فى مجموعات بطريقة منظمة
♣ آليات اختيار الموظف المثالى:
♦يُرسل نموذج ترشيح الموظف المثالى من قبل نائب الرئيس للتطوير والجودة الى ادارات المؤسسة ويزود رئيس المجلس والرئيس التنفيذي بصورة منه لترشيح الموظفين المثالين.
♦يُرشح موظف من كل ادارة اوقسم طبقا للمعايير الموضحة بالنموذج بمعرفة رؤساء الاقسام ومديرى الادارات.
♦ تُشكل لجنة لاختيار الموظف المثالى تضم رئيس المجلس وعظويين من المجلس وموظف من ادارة التطوير والجودة ومدير ادارة الاداء.
♦تقوم اللجنة المشكلة بفحص استمارات جميع المرشحين ووضع الترتيب النهائى ورفع ذلك للامين العام لعرضة على المجلس بخطاب موقع من قبل نائب الرئيس للتطوير والجودة وصورة من الخطاب لرئيس المجلس.(سري جدا)
• هناك موظف مثالي مرشح في كل راس شهر ميلادي.
• هناك موظف مثالي في كل سنة.
♦اعلان النتائج النهائية فى حفل التفوق والتقدير في نهاية السنة
علما بان المكافاة عبارة عن شهادة تقدير شهريا و1000/في الشهر و10000 ريال/في السنة وشهادة ودرع للموظف المثالي وويرشح من فاز بالجائزة الشهرية على الاقل ثلاث مرات مرات في السنة وممكن تحجب اذا لم يتحقق هذا الشرط.

المسئوليات (الالتزامات):
تنطبق هذه السياسة على جميع موظفي المؤسسة الخيرية لصعوبات التعلم والمتطوعون وتنطبق على المتطوعين المبدعين والذين يسلم لهم مكافاة مقطوعة تعادل مكافاة الموظف المثالي في حالتيها الشهرية والسنوية(الموظف المثالي /المتطوع المثالي).

امسح للحصول على الرابط