مقدمة
إن سياسة آليات الرقابة والإشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في مؤسسة الدكتور محمد بن مران بن قويد الاجتماعية والثقافية الخيرية، حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الادارية.

النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في المؤسسة، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان
أولاً: الرقابة:
أ*- التقارير الإدارية:
إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الأداء في المؤسسة، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الأمناء لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح أي انحراف محتمل واتخاذ الإجراءات اللازمة، وأن تعد هذه التقارير بصفة دورية وبانتظام، ويجب إعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:

 التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين واللجانللمدير التنفيذي بصفة: يومية، أو أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من المشروع الجاري تنفيذه، أو بعد انتهاء المشروع حسب طبيعته.
 تقارير سير الأعمال الإدارية:وتكون هذه التقارير من المدير التنفيذي إلى مجلس الأمناء وتتضمن أنشطة اللجان والإنجازات المتعددة.
 تقارير الفحص: وتكون لتحليل الظروف السابقة واللاحقة لمشروع تعتزم المؤسسة تنفيذه لتساعد المدير التنفيذي على التصرف السليم في تنفيذ القرارات.
 تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادية من قبل رؤساء اللجان عن أعضائها، ومن قبل المدير التنفيذي عن اللجان والعاملين بالمؤسسة، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع المدير التنفيذي والعاملين معهم …وغيرها من المعايير الواضحة والمناسبة لطبيعة نشاطات واختصاص المؤسسة.
 المذكرات والرسائل الورقية والإلكترونية المتبادلة: وتكون بين العاملين والمدير التنفيذي، وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.
ب*- التقارير الخاصة:
 تقارير الملاحظة الشخصية.
 تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
 مراجعة الموازنات التقديرية.
 متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
 مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
 مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
 تقييم ومراجعة المشاريع.

ثانياً: المبادئ:
أ*- مبدأ التكاملية:
تتكامل الرقابة وأساليبها مع الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في المؤسسة.
ب*- مبدأ الوضوح والبساطة:
سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين واللجان ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.
ت*- مبدأ سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء:
يساعد نظام الرقابة بفاعليته في المؤسسةعلى كشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء.
ث*- مبدأ الدقة:
إن دقة المعلومة ومصدرها مهم جداً بالنسبة لمجلس الأمناء، لأنها تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم وتبني الإجراءات المناسبة، بينما قد يؤدي عدم الدقة إلى تعريض المؤسسة لمشاكل وأخطاء لا سمح الله.




المسؤوليات :
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة المؤسسة على جميع العاملين واللجان الذين يعملون تحت إدارة واشراف المؤسسة.وبموجبها، يجب عليهم الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها وتحصيل توقيعاتهم عليها.

المراجع :
اعتمد مجلس أمناء المؤسسة في الاجتماع ( 21 ) في دورته (لثانية) هذه السياسة في 5/5/2020، وتحل هذه السياسة محل أي سياسات متصلة موضوعة سابقا.