سياسة مصفوفة الصلاحيات المنوطة بمجلس الأمناء والإدارة التنفيذية
في مؤسسة الدكتور محمد بن مران بن قويد الاجتماعية والثقافية الخيرية

مقدمة

تعد سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الأمناء والإدارة التنفيذية مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في المؤسسة حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات للمكلفين بالمهام التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات في المؤسسة، والتي من شأنها أن تعزز من ضبط وحوكمة مسارات تدفق المعاملات والاجراءات، لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال.

النطاق

إقرار هذه المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في المؤسسة، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان

أولاً: مصفوفة صلاحيات مجلس الأمناء

1. اعتماد التوجيهات الأساسية والأهداف الرئيسية للمؤسسة والإشراف على تنفيذها.
2. اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
3. وضع نظام للحوكمة خاص بالمؤسسة والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله إن دعت الحاجة، بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الاشراف على المؤسسة.
4. وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العالقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
5. وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالمدير التنفيذي.
6. وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام المؤسسة للأنظمة واللوائح والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع المؤسسة.
7. اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل المؤسسة وتطويرها.
8. تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
9. وضع موجهات ومعايير عامة للاستثمارات.
10. إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للمؤسسة.
11. تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه المؤسسة.
12. مراجعة وتقييم أداء الرئيس/المدير التنفيذي وتوفير الدعم له.
13. الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر الصرف والشيكات.
14. البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا.
15. إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه.
16. البت والإقرار لما يختص به مجلس الأمناء بموجب ما نصت عليه القرارات والسياسات من صلاحيات يختص بها مجلس الأمناء في المؤسسة.

ثانياً: مصفوفة صلاحيات المدير التنفيذي:

1. القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة.
2. ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري.
3. رفع تقارير دورية لمجلس الأمناء بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها.
4. رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده.
5. رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده.
6. إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل.
7. التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها.
8. رفع تقرير بإنهاء العقود الوظيفية للمجلس.

ثالثاً: التواصل بين أعضاء المجلس والمدير التنفيذي:

1. يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس أو أمينه العام.
2. لا يصح إلغاء أو تأجيل الاجتماعات المجدولة إلا بعد التنسيق والتشاور مع رئيس المجلس أو الأمين العام للمجلس.
3. لرئيس المجلس أن يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك، أو بناءً على طلب من أعضاء المجلس.
4. يتم التنسيق بين رئيس المجلس وأمين المجلس والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول أعمال الاجتماع.
5. يتوجب على المدير التنفيذي تزويد مجلس الأمناء بتقرير ربع سنوي يتضمن أداءه.
6. أمين مجلس الأمناء هو جهة التواصل مع أعضاء مجلس الأمناء في الأمور المتعلقة بشؤون مجلس الأمناء، وفي حال غيابه يقوم مقامه المدير التنفيذي بموجب توجيه من رئيس مجلس الأمناء بالقيام بالمهمة إلى حين عودة أمين المجلس.
7. لأعضاء مجلس الأمناء واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي من أعضاء مجلس الأمناء المكلفين بمهام تنفيذية عند الحاجة لذلك.

المسؤوليات

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة المؤسسة وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف المؤسسة الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى المدير التنفيذي تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

المراجع

اعتمد مجلس أمناء المؤسسة في الاجتماع ( 21 ) في دورته (الثانية) هذه السياسة في 5 /5 /2020، وتحل هذه السياسة محل أي سياسات متصلة موضوعة سابقا.